【自治体通知のDX】 住民向けの通知物をデジタル化し、事務作業の負荷を軽減すること等を目的とした「Speed Letter Plus®」の意見募集と実証実験の検討

凸版印刷株式会社
【自治体通知のDX】 住民向けの通知物をデジタル化し、事務作業の負荷を軽減すること等を目的とした「Speed Letter Plus®」の意見募集と実証実験の検討

凸版印刷が目指す世界

凸版印刷は、ヒト・モノ・コトとの繋がりのデジタル化が進んでいく中で「住民の生活を支える自治体」と「地域の財産である住民」とのコミュニケーション方法としてデジタル化を加えることで、今よりもさらに住み良いまちづくりを実現できるのではないかと考えました。
時には、命を守ることに繋がるコミュニケーションを。
時には、家族の豊かな暮らしに繋がるコミュニケーションを。
弊社と一緒に住み良い暮らしの実現に携わっていただけませんか。

本プロジェクトの概要

デジタル庁の発足に見られるように社会をあげての業務のデジタル化の流れや、コロナ禍などの影響もあり、昨今、自治体の皆様にとって、自治体業務のDX化が急務として求められてきています。
しかし、自治体業務のDX化には、さまざまな課題があることも認識しております。

そうした中で、凸版印刷では、 自治体の業務の中で、住民の方々への通知物の発送にかかる職員の皆様の負荷及び、コストが多いことを解消したいと考え、マイナンバーカードにて認証・発行したIDをキーに、通知物を発送可能とする「デジタルポストサービス」を開発いたしました。

逆プロポにおける今回のプロジェクトでは、実際に業務に携わっている自治体の皆様のご意見をいただき、現場の働き方改革や住民の方々のニーズに応えられるように、本サービスをブラッシュアップすることで自治体職員の皆様や住民の方々が住みよい暮らし、住みよいまちづくりを実現できるサービスとなっていくように、一緒にサービスを作り上げていきたいと考えております。

本サービスのポイント

郵送対応していた住民向けの通知物をデジタルにすることで、封入封緘作業の軽減や、送達履歴や開封有無の確認等の利便さといった職員の皆様の働き方改革および、住民の方の書類管理の軽減等に寄与するものと考えております。

利用者属性(スマホ保有率が高い年代)や業務負荷削減等の要素を考慮すると、例えば下記の通知物を送付することで、通知物送付費用の削減や医療費の圧縮等に寄与できると考えています。

  • 特定検診案内(がん検診等)
  • 保育関連通知(保育入所通知等)
  • 税関連の通知書

その他、広報の代替手段として、個人の特定が不要な広報誌等の送付も可能です。

本サービスの位置づけ

凸版印刷が提供する「SpeedLetterPlus®」を導入した際の全体フローの一例は下記の図のとおりです。

例図では電子申請の案内をデジタル通知物で送付し、電子申請を利用いただいた後に結果通知を再度デジタル通知物で送付するといったフローになっておりますが、通知物の属性によって、様々な全体フローが想定できると考えております。紙で受け取った申請の結果通知をデジタル通知物で送付し、該当HPへの案内やそこからまた別の電子申請を利用するといった柔軟な対応が可能となります。

本サービスでご提供可能な機能

自治体の皆さまにお願いしたいこと

ヒアリング・ブレスト期間中に、本サービスと本プロジェクトに関する賛同・反対といった様々なご意見(箇条書き形式等)を頂きたいと考えています。

ヒアリング・ブレスト期間は約2か月で、週1~2回/1~2時間程度、打ち合わせを実施させていただきます。最低2名以上の方との打ち合わせを希望します。会議の実施形式は対面またはリモートにて実施いたします。

ヒアリング項目の例)

  • 本サービスを導入するとしたら、どういったことがハードルになりそうか(何を改善できたら導入に進むと思うか)
  • どういった通知物から始めるのが効率が良さそうか(通知物の送付数、送付対象となる住民の方の属性、業務全体の難易度、等)
  • 通知物関連の業務において理想の業務フローと運用フローはどのようなものか

ご意見のほかに当サービスを活用した実証実験を実施させていただきたいです。実証実験の検討については選定の面談でご意向等を確認します。

→目的は自治体の皆様と小さな領域からDXに共に挑戦すること
→無償で限定的な期間において利用していただく(自治体の費用負担なし)
→ご意見いただいた機能等の反映をおこない、ニーズにより合致した製品を提供
→効果検証では「どのような業務が、どの程度、解決及び効率化されたか」等の定量的な情報を可視化する
 ※実証実験では自治体職員の皆様及び住民の方々にサービスを利用していただきたいと考えております。

実施スケジュール

2021年12月15日 募集開始(ヒアリングシート配布開始):エントリーいただいた際に配布するヒアリングシートに企画アイデアを記載いただきます。
2022年01月31日 募集終了
2022年02月1日~2022年02月14日 自治体の選定~結果通知
2022年02月15日~2022年03月31日 ヒアリング・ブレスト期間:記載いただいたヒアリングシートについて当社よりヒアリング・ブレストをさせていただきます。
2022年04月01日~2022年05月31日 実証実験準備・開始時期決定
2022年05月31日 プロジェクト終了

※実証実験に関しては通知物の属性によって最適な開始時期が異なると想定されるため、本プロジェクト終了後に実施想定でおります。

寄付金額

総額:100万円(採用自治体数・内容によって変動)

公募企業情報

凸版印刷株式会社: https://www.toppan.co.jp/

その他留意事項

  • ご提出頂いた情報は、寄付先の設定および今後のサービス開発・提供などを目的として、凸版印刷株式会社および株式会社ソーシャル・エックスの各関係者の間で共有させて頂きます。
  • 応募締め切り後、提出頂いたエントリーシートについて凸版印刷株式会社もしくは株式会社ソーシャル・エックスより個別に問い合わせさせて頂く可能性があります。

お問い合わせ先

逆プロポ事務局

社名

凸版印刷株式会社

ヒト・モノ・コトとの繋がりのデジタル化が進んでいく中で 「住民の生活を支える自治体」と「地域の財産である住民」とのコミュニケーション方法としてデジタル化を加えることで、今よりもさらに住み良い暮らしを実現できるのではないかと考えました。

締め切り

2022年1月31日17時

お問い合わせ先

逆プロポ事務局

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